Ewidencja
Rzeczowych Składników Majątkowych

Środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz przedmioty zakwalifikowane jako wyposażenie wprowadzane są do ewidencji majątkowej SUM na podstawie otrzymanych dokumentów OT, OW lub RW. W/w dokumenty wystawiane są na podstawie faktur, protokołów z posiedzenia Komisji Inwentaryzacyjnej (w przypadku nadwyżek inwentaryzacyjnych), umów darowizny.

Z chwilą podpisania dokumentów OT, OW lub RW osoba odpowiedzialna materialnie ponosi pełną odpowiedzialność za mienie przyjęte na podstawie przedmiotowych dokumentów (Rozdział VII Zarządzenia nr 125/2010 z dnia 02.12.2010r. JM Rektora SUM w sprawie: Instrukcji Inwentaryzacyjnej aktywów i pasywów w Śląskim Uniwersytecie Medycznym w Katowicach).

Po wprowadzeniu do ewidencji, każdy składnik majątkowy otrzymuje swój indywidualny numer inwentarzowy, który zostaje naniesiony przez pracownika Działu Ewidencji Rzeczowych Składników Majątkowych.

Zarządzenie nr 11/2009 z dnia 13.02.2009r. JM Rektora SUM w sprawie: wprowadzenia „Zasad kontroli finansowej w Śląskim Uniwersytecie Medycznym w Katowicach” – Procedura kontroli nr I/10 „Przyjęcie środka trwałego na stan ewidencyjny”.

Aby dokonać zmiany miejsca użytkowania składnika majątku należy wystąpić       z wnioskiem o wyrażenie zgody do JM Rektora SUM. Do właściwego rozpatrzenia wniosku niezbędna jest akceptacja obu stron przekazania/przyjęcia przedmiotowego składnika majątkowego. Pracownik Działu Ewidencji Rzeczowych Składników Majątkowych występuje w imieniu zainteresowanych przekazaniem stron do JM Rektora z prośbą o wyrażenie zgody.

Po uzyskaniu zgody JM Rektora SUM pracownik Działu Ewidencji Rzeczowych Składników Majątkowych sporządza dokument MT potwierdzający fakt dokonanych zmian ewidencyjnych.

Wystawione dokumenty MT są wysyłane do Kierowników (osób odpowiedzialnych materialnie) celem ich podpisania.

Wypożyczenie sprzętu między jednostkami jest możliwe tylko na podstawie zgody JM Rektora SUM . W celu uzyskania zgody na wypożyczenie należy wystąpić z wnioskiem, który powinien określać cel użytkowania sprzętu, czas na jaki ma zostać wypożyczony oraz dokładne informacje o sprzęcie (tj. nazwa, typ, model, numer inwentarzowy, numer fabryczny – jeśli posiada).

Wniosek powinien być opatrzony podpisami obu zainteresowanych wypożyczeniem stron.

O decyzji JM Rektora SUM w przedmiotowej sprawie informowane są obie strony.

Zarządzenie nr 133/2010 z dnia 17.12.2010r. JM Rektora SUM w sprawie: wprowadzenia „Zasad kontroli finansowej w Śląskim Uniwersytecie Medycznym w Katowicach” – Procedura kontroli nr I/47 „Użytkowanie na terenie jednostek organizacyjnych SUM sprzętu będącego własnością prywatną pracowników Uczelni”.

Użytkowanie sprzętu będącego własnością pracowników na terenie Uczelni jest możliwe wyłącznie za zgodą JM Rektora SUM. Aby uzyskać zgodę należy wystąpić z wnioskiem, który powinien określać cel użytkowania sprzętu, okres, w jakim sprzęt będzie użytkowany oraz dokładne informacje o sprzęcie. Wniosek powinien być podpisany i opieczętowany przez Kierownika jednostki organizacyjnej, na terenie, której będzie znajdował się przedmiotowy sprzęt.

Po rozpatrzeniu takiego wniosku osoba zainteresowana zostaje pisemnie poinformowana o decyzji JM Rektora SUM w danej sprawie.

Zarządzenie nr 133/2010 z dnia 17.12.2010r. JM Rektora SUM w sprawie: wprowadzenia „Zasad kontroli finansowej w Śląskim Uniwersytecie Medycznym w Katowicach” – Procedura kontroli nr I/47 „Użytkowanie na terenie jednostek organizacyjnych SUM sprzętu będącego własnością prywatną pracowników Uczelni”.

W celu wszczęcia procedury kasacyjnej Kierownik jednostki organizacyjnej powinien złożyć wniosek o likwidację (kasację) składników majątkowych, stanowiący załącznik nr 1 do Instrukcji w sprawie trybu i zasad przeprowadzenia czynności likwidacyjnych (kasacyjnych) składników majątkowych w Śląskim Uniwersytecie Medycznym w Katowicach

Wniosek powinien zawierać uzasadnienie likwidacji (kasacji) składnika majątkowego oraz oświadczenie, że sprzęt zgłoszony do kasacji nie stanowi zagrożenia radiologicznego i biologicznego.

Do wniosku należy dołączyć oryginały orzeczeń technicznych (załącznik nr 2 do Instrukcji) sporządzonych przez uprawnione jednostki organizacyjne Uczelni oraz ekspertyzy techniczne podmiotów zewnętrznych, kwalifikujących składnik majątkowy do kasacji.

Kierownicy jednostek organizacyjnych odpowiadają za przechowywanie i zabezpieczenie składników majątkowych, zgłoszonych do likwidacji (kasacji),   do czasu jej zatwierdzenia przez Kanclerza.

Składniki majątkowe podlegające kasacji winny być złożone w jednym miejscu,   w warunkach umożliwiających łatwy dostęp do każdego urządzenia, celem jego identyfikacji i przeliczenia ilości przez Komisję Kasacyjną.

Z przeprowadzonych czynności likwidacyjnych (kasacyjnych) sporządzany jest Protokół likwidacyjno – kasacyjny (załącznik nr 3 do Instrukcji) zawierający wykaz skasowanych składników majątkowych przeznaczonych do kasacji. Po zatwierdzeniu protokołu przez Kanclerza SUM Kierownik jednostki organizacyjnej otrzymuje kserokopie takiego protokołu.

Zarządzenie nr 151/2012 z dnia 12.09.2012r JM Rektora SUM w sprawie: wprowadzenia „Instrukcji w sprawie trybu i zasad przeprowadzenia czynności likwidacyjnych (kasacyjnych) składników majątkowych w Śląskim Uniwersytecie Medycznym w Katowicach”.

Arkusze spisu z natury powstałe podczas spisu inwentaryzacyjnego zostają przesłane do Działu Ewidencji Rzeczowych Składników Majątkowych celem weryfikacji stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym danej jednostki organizacyjnej.

Ewentualne rozbieżności wykazywane są osobie odpowiedzialnej materialnie poprzez zestawienie różnic, celem ich wyjaśnienia przy udziale Działu Inwentaryzacji.

Zarządzenie nr 125/2010 z dnia 02.12.2010r. JM Rektora SUM w sprawie: „Instrukcji Inwentaryzacyjnej aktywów i pasywów w Śląskim Uniwersytecie Medycznym w Katowicach”.